Information zur DSGVO

In 8 Schritten setzen Sie die DSGVO um

Die neuen Bestimmungen zum Datenschutz sind kein Grund zur Sorge oder Verunsicherung. Mit dem literaturkurier sind Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite, da wir unsere Prozesse an die Anforderungen der DSGVO angepasst haben.

Allerdings müssen Sie selbst aber einige Anpassungen vornehmen, um Ihre Prozesse rund um den Newsletterversand an die neuen Anforderungen der DSGVO anzupassen.

Im folgenden geben wir Ihnen in acht Schritten einige Empfehlungen, wie Sie Ihre eigenen Prozesse an die Anforderungen der DSGVO anpassen können. Bitte beachten Sie: Wir dürfen keine Rechtsberatung vornehmen. Daher werden wir keine individuellen Fragen zum Datenschutz beantworten können.

1) Haben Sie schon einen Datenschutzbeauftragten?
Gibt es bei Ihnen schon einen Datenschutzbeauftragten? Dann ziehen Sie ihn bitte hinzu. Wenn es bei Ihnen noch keinen Datenschutzbeauftragten gibt, prüfen Sie z.B. hier, ob Sie zur Berufung verpflichtet sind: Onlinetool des Bay LDA
2) Haben Sie bereits eine Datenschutzerklärung?
Wenn ja, weiter zu Schritt 3.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wenn nein – wahrscheinlich benötigen Sie eine Datenschutzerklärung. Sie können  einfach eine eigene Datenschutzerklärung erstellen, indem Sie einen Datenschutz Generator verwenden. Wir empfehlen den den kostenlosen Dienst der Deutschen Gesellschaft für Datenschutz:

>> Jetzt eine eigene Datenschutzerklärung generieren

3) Anpassung Ihrer Datenschutzerklärung

 

 

Wenn Sie bereits eine Datenschutzerklärung auf Ihrer Webseite haben oder diese soeben erstellt haben, empfehlen wir diese durch den folgenden Passus zu ergänzen bzw zu modifizieren. Dieser Passus beinhaltet die notwendigen Informationen zu unserer Newslettersoftware und enthält einen link auf eine Informationsseite für die Newsletter Empfänger.

 

Sie können den folgenden Text inkl. der Links kopieren und in Ihre Datenschutzerklärung einfügen:

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Abonnement unseres Newsletters

Auf unserer Internetseite wird den Benutzern die Möglichkeit eingeräumt, einen oder mehrere Newsletter zu abonnieren. Als Newslettersystem wird das System literaturkurier.de der data kulturlink ag (Berlin) verwendet. Hierbei wird zur rechtssicheren und datenschutzkonformen Gestaltung das sog. double-optin Verfahren eingesetzt. Hierbei erhält der potentielle Empfänger zunächst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach erfolgter Bestätigung wird die Adresse in den Verteiler aufgenommen. Die Einwilligung in die Speicherung Ihrer Daten sowie die Nutzung Ihrer Adresse für den Versand können Sie über den „Abmelden Link“ am Ende jedes Newsletters widerrufen.

Welche personenbezogenen Daten bei der Bestellung des Newsletters an den für die Verarbeitung Verantwortlichen übermittelt werden, ergibt sich aus der hierzu verwendeten Eingabemaske.

Bei der Anmeldung zum Newsletter speichern wir ferner die vom Internet-Service-Provider (ISP) vergebene IP-Adresse des von der betroffenen Person zum Zeitpunkt der Anmeldung verwendeten Computersystems sowie das Datum und die Uhrzeit der Anmeldung. Die Erhebung dieser Daten ist erforderlich, um den (möglichen) Missbrauch der E-Mail-Adresse einer betroffenen Person zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen zu können und dient deshalb der rechtlichen Absicherung des für die Verarbeitung Verantwortlichen.
Die im Rahmen einer Anmeldung zum Newsletter erhobenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Versand unseres Newsletters verwendet. Ferner könnten Abonnenten des Newsletters per E-Mail informiert werden, sofern dies für den Betrieb des Newsletter-Dienstes oder eine diesbezügliche Registrierung erforderlich ist, wie dies im Falle von Änderungen am Newsletterangebot oder bei der Veränderung der technischen Gegebenheiten der Fall sein könnte. Es erfolgt keine Weitergabe der im Rahmen des Newsletter-Dienstes erhobenen personenbezogenen Daten an Dritte.

 

4) Anpassungen auf Ihrer Webseite

Sie sollten die erstellte Datenschutzerklärung auf Ihre Webseite stellen, am besten im Zusammenhang mit dem Impressum.
(Es ist zu empfehlen, dass die Datenschutzerklärung von jeder Seite Ihres Webauftritts mit zwei clicks zu erreichen ist.)

Wenn Sie die Datenschutzerklärung auf Ihre Seite gestellt haben, haben Sie nun einen Weblink auf Ihre Datenschutzerklärung (z.B. buchhandlung-meier.de/datenschutz

Kopieren Sie nun bitte diesen Link für den nächsten Schritt.

5) Link auf Ihre Datenschutzerklärung im literaturkurier Nutzerkonto eintragen

Ihre Datenschutzerklärung muß zukünftig beim Anmelden für Ihren Newsletter aufrufbar sein. Wir blenden daher den Link auf Ihre Datenschutzerklärung automatisch in Ihrem Opt-In Fenster ein. Dazu müssen Sie nun den link auf Ihre Datenschutzerklärung in Ihrem literaturkurier Nutzerkonto hinterlegen. So gehen Sie vor:

Wenn Sie Ihre Datenschutzerklärung erstellt und in Ihre Webseite eingebunden haben, dann ist diese über einen Weblink erreichbar  (z.B. www.buchhandlung.de/datenschutz). Bitte fügen Sie Ihren eigenen Link nun in Ihrem Nutzerkonto in das Feld „Link auf Datenschutzerklärung“ ein.

Dabei sollten Sie ebenfalls einen Link auf das Impressum auf Ihrer Webseite einfügen. Speichern Sie Ihre Eingabe:

Hinweis: Wir blenden nun diesen von Ihnen eingefügten Weblink auf Ihre eigene Datenschutzerklärung in einer Fußzeile in Ihrem Optin Fenster ein.

6) Textliche Anpassung Ihres Optin Fensters

Der literaturkurier arbeitet mit dem datenschutzkonformen double-optin Verfahren. Aus Sicht der neuen Datenschutzbestimmungen ist es geboten, dass Sie den Nutzer vor dem optin über die Inhalte informieren, die Sie in Ihren Newslettern anbieten.

Bitte überarbeiten Sie daher nun in Ihrem Nutzerkonto den Text, den Sie dort anzeigen.

(Gehen Sie dazu in Ihrem Nutzerkonto in den Bereich Abonnenten / Optin Fenster gestalten:

Hier editieren Sie den Haupttext. Sie können z.B. formulieren: „Hier können Sie unseren E-Mail Newsletter abonnieren, in dem wir Sie regelmäßig über aktuelle Neuerscheinungen und Lesungen informieren„.

Ferner sollten Sie auch die Datenschutzerklärung in Ihrem Optin Fenster verlinken. Wir haben diesen link als Standardeinstellung aktiviert. Sie sollten die Anzeige nicht deaktivieren.

Wenn Sie eine andere Einbindung des Optin auf Ihrer Webseite vorgenommen haben, sollten Sie den link manuell ergänzen. Dazu kontaktieren Sie bitte Ihren Webmaster.

7) Abschluß einer DV mit dem literaturkurier

Wenn Sie über uns Ihre E-Mail Newsletter versenden, ist unser Unternehmen für Sie ein sog. „Auftragsverarbeiter“ nach § 28 DSGVO. Daher ist es notwendig, dass wir mit Ihnen einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung abschließen, eine sog. DV.

Bitte beachten Sie: Sie müssen die DV mit uns bis zum 25.5.2018 abgeschlossen haben. Anderenfalls wird Ihr Konto für die weitere Benutzung gesperrt sein, bis Sie die DV abgeschlossen haben.

Und so gehen Sie vor: Unter den folgenden Links finden Sie unsere DV samt Anlagen. Bitte drucken Sie die DV zweifach aus, unterschreiben beide Exemplare und senden uns die beiden unterzeichneten Exemplare per Post zu. Sie erhalten von uns ein von uns gegengezeichnetes Exemplar zurück.  Die Anlagen 1 – 3 müssen Sie uns nicht zusenden.

Vereinbarung über die Datenvereinbarung 

Anlage 1 zur DV (Datensicherheitskonzept): pdf Ansicht

Anlage 2 zur DV (Subdienstleister Hosting): pdf Ansicht

Anlage 3 zur DV (Datensicherheitskonzept Subdienstleister Hosting): pdf Ansicht

8) andere Verfahren (z.B. Auslage von Listen)

Wenn Sie auf anderen Wegen als über das double-optin des literaturkurier Adressen generieren, dann lassen Sie diesen Prozeß durch Ihren Datenschutzbeauftragten oder einen Experten überprüfen.

Nach den Vorschriften der DSGVO müssen Sie für jede Speicherung von persönlichen Daten das Einverständnis des Betroffen eingeholt haben UND dies im Streitfall gegenüber den Datenschutzbehörden auch nachweisen können.

Sie haben noch weitere Fragen?

Wir dürfen Sie leider nicht rechtlich beraten. Bitte konsultieren Sie Ihren Datenschutzbeauftragten direkt oder wenden Sie sich an Ihren Justiziar.

 

Bei weiteren Fragen zum Datenschutz empfehlen wir folgende Informationsseitensseiten: Deutsche Gesellschaft für Datenschutz

Links zum Thema

Hier finden Sie noch einmal alle Links zur Vereinbarung über die Datenverarbeitung:

DV (Vertrag als Mustertext): DV zum download
Anlage 1 zur DV (Datensicherheitskonzept): pdf Ansicht
Anlage 2 zur DV (Subdienstleister Hosting): pdf Ansicht
Anlage 3 zur DV (Datensicherheitskonzept Subdienstleister Hosting): pdf Ansicht